Trocar de escritório contábil é comum e não precisa ser conflituoso. O que transforma a troca em problema é fazer na ordem errada: pedir a rescisão antes de ter o próximo escritório contratado, ou sair no meio de uma apuração.
A ordem que funciona
Primeiro, contrate o novo. Feche com o escritório que vai entrar antes de avisar o que vai sair. Empresa sem contador por duas semanas perde prazo, e prazo perdido vira multa.
Escolha a virada do mês, de preferência a do trimestre. Trocar no meio de uma apuração obriga os dois escritórios a dividirem responsabilidade sobre o mesmo período, e é aí que as coisas se perdem.
Peça a rescisão por escrito, com a data em que o serviço termina. Contrato verbal também se rescinde por escrito.
O que é seu, e você tem direito de levar
Os documentos e livros contábeis pertencem à empresa. O escritório é depositário, não dono. Você tem direito a receber:
- os livros diário e razão do período;
- os balanços e balancetes;
- os arquivos digitais das obrigações acessórias entregues;
- as guias pagas e os comprovantes;
- os documentos que você entregou ao escritório.
A transferência normalmente é acompanhada de um termo assinado pelos dois contadores, que registra o que foi passado e a partir de quando cada um responde.
Quando o escritório antigo retém
Retenção de documento por honorário em aberto não é permitida pelo Código de Ética Profissional do Contador. Se acontecer, o caminho é notificar por escrito, com prazo, e levar ao Conselho Regional de Contabilidade do estado. A dívida se cobra pelos meios próprios, não segurando papel que é da empresa.
O que conferir nos primeiros três meses
Peça ao escritório novo que confira o enquadramento tributário, o anexo do Simples e a situação das obrigações acessórias dos últimos doze meses. Boa parte dos problemas herdados aparece aí, e ainda dá tempo de corrigir com retificação em vez de multa.